گردش کار مفهومی است که در راس تمام فعالیتهای سازمانی تیمی و حتی فردی قرار دارد. وقتی از گردش کار صحبت میکنیم، در واقع درباره مسیر مشخص انجام کارها از نقطه شروع تا رسیدن به نتیجه نهایی حرف میزنیم. مسیری که مشخص میکند کار با چه ترتیبی انجام شود. زمان درست آن کدام است و توسط چه کسی باید اجرایی شود. منابع معتبر گردش کار یا همان Workflow را بهعنوان توالی منطقی و قابل تکرار فعالیتها تعریف میکنند که با هدف افزایش نظم، سرعت و کیفیت اجرا طراحی میشود.
امروزه حجم کارها بیشتر، تیم پراکندهتر و انتظارات مشتریان بالاتر از گذشته است. نداشتن گردش کار موجب ایجاد سردرگمی، اتلاف زمان و تصمیمگیریهای لحظهای میشود. به همین دلیل، شناخت دقیق اینکه ورک فلو چیست و چگونه میتواند عملکرد فردی و سازمانی را متحول کند، بسیار مهم است. در ادامه این مقاله، قدمبهقدم با مزایا، انواع و ساختار گردش کار آشنا میشویم تا بتوانید دیدی عملی و کاربردی نسبت به آن پیدا کنید.
مزایای گردش کار
وقتی گردش کار مشخصی وجود نداشته باشد، کارها اغلب بهصورت سلیقهای پیش میروند. هر فرد برداشت خود را از وظایف دارد، اولویتها مدام تغییر میکند و بخش زیادی از انرژی صرف هماهنگیها میشود. در چنین شرایطی، تأخیر، دوبارهکاری و خطا کاملا طبیعی است. اینجاست که مفهوم Workflow یا همان گردش کار، نقش خود را نشان میدهد. گردش کار، مزایای متعددی را برای کسبوکارها به همراه دارد:
افزایش سرعت انجام کارها
وقتی مراحل کار از قبل مشخص شده باشند، افراد دیگر نیازی به تصمیمگیریهای لحظهای ندارند. هر وظیفه در زمان درست و جای درست انجام میشود و پروژهها با سرعت بیشتری به نتیجه میرسند.
کاهش خطاهای انسانی
وجود مراحل استاندارد و قوانین مشخص باعث میشود کارها به شکل یکنواخت اجرا شوند. این نظم، احتمال فراموشی، اشتباه یا تفسیر نادرست وظایف را به حداقل میرساند.
حذف فعالیتهای تکراری و غیرضروری
بسیاری از کارهای روزمره قابل خودکارسازی هستند. گردش کار کمک میکند این فعالیتها شناسایی و حذف یا سادهسازی شوند تا نیروی انسانی روی کارهای مهمتر تمرکز کند.
شفافیت در روند انجام وظایف
یکی از مهمترین مزایای گردش کار، قابل مشاهده بودن وضعیت کارها است. همه اعضای تیم میدانند هر وظیفه در چه مرحلهای قرار دارد و چه کسی مسئول آن است.
تقویت همکاری تیمی
وقتی نقشها و مسئولیتها بهوضوح تعریف شوند، همکاری به شکل طبیعی بهبود پیدا میکند. افراد میدانند کارشان به چه مرحلهای وابسته است و نتیجه آن روی چه کسی تأثیر میگذارد.
کاهش تأخیر و شناسایی گلوگاهها
گردش کار نقاط ضعف فرآیند را آشکار میکند. با این شفافیت، مدیران میتوانند بخشهایی که باعث کندی کار میشوند را شناسایی و اصلاح کنند.
انعطافپذیری و بهبود مستمر
یک ورک فلو خوب، ثابت و غیرقابل تغییر نیست. با تغییر نیازهای کسبوکار، گردش کار هم میتواند بهروزرسانی شود و همسو با اهداف جدید حرکت کند.
افزایش رضایت کارکنان
وقتی افراد بدانند دقیقاً چه انتظاری از آنها میرود و مسیر کار روشن باشد، استرس کاهش پیدا میکند و رضایت شغلی افزایش مییابد.
انواع گردش کار
تنوع گردش کارها به این دلیل بهوجود آمده که همه فرآیندها شبیه هم نیستند. بعضی کارها تکراری بوده، برخی به شرایط خاص وابستهاند و برخی دیگر پروژهمحور هستند. برای پاسخ به این نیازها، انواع مختلفی از گردش کار طراحی شده است.
گردش کار فرایندی (Process Workflow)
این نوع گردش کار برای فعالیتهای تکراری و قابل پیشبینی استفاده میشود. فرآیندهایی مثل ثبت سفارش، صدور فاکتور یا استخدام نیروی جدید نمونههایی از گردش کار فرایندی هستند. مراحل از قبل مشخصاند و تقریباً همیشه به یک شکل اجرا میشوند.
گردش کار موردی (Case Workflow)
در این مدل، مسیر انجام کار به شرایط و تصمیمها وابسته است. همه مراحل از ابتدا قابل پیشبینی نیستند و روند کار در طول مسیر تغییر میکند. رسیدگی به شکایات مشتریان یا پروندههای حقوقی مثالهایی از این نوع گردش کار هستند.
گردش کار پروژهای (Project Workflow)
این نوع ورک فلو برای پروژههایی با زمان مشخص و اهداف تعریفشده طراحی میشود. گردش کار پروژهای معمولاً شامل برنامهریزی، اجرا، کنترل و تحویل نهایی است و تمرکز آن روی هماهنگی تیمها و مدیریت منابع است.
اجزای اصلی گردش کار چیست؟
اجرای موفق گردش کار بدون شناخت اجزای اصلی آن ممکن نیست. هر ورک فلو از بخشهایی تشکیل شده که کنار هم، یک مسیر منسجم برای انجام کار ایجاد میکنند که در ادامه به آن میپردازیم:
مراحل تعریفشده
هر گردش کار از مجموعهای از مراحل تشکیل میشود که مشخص میکنند کار چگونه از آغاز به پایان میرسد. این مراحل میتوانند دستی یا خودکار باشند و بهصورت خطی، شاخهای یا ترکیبی طراحی شوند. شفاف بودن مراحل، پایه اصلی نظم در گردش کار است.
ذینفعان
ذینفعان افرادی هستند که اجرای گردش کار به آنها وابسته است. هر شخص یا گروه مسئول انجام بخشی از کار است. در برخی ورک فلوها نقش نیروی انسانی پررنگ است و در برخی دیگر، سیستمها بیشتر وظایف را انجام میدهند و افراد فقط در شرایط خاص وارد عمل میشوند.
شرایط و ضوابط
قوانین گردش کار تعیین میکنند که چه زمانی یک مرحله کامل شده و مرحله بعدی آغاز میشود. این شرایط معمولاً در فرآیندهایی که نیاز به تأیید یا تصمیمگیری دارند، اهمیت بیشتری پیدا میکنند و باعث میشوند جریان کار منطقی و قابل کنترل باقی بماند.
چطور میتوان یک گردش کار طراحی کرد؟
قبل از اینکه وارد گامهای طراحی یک ورک فلو بشویم، خوب است بدانیم کارشناسان مدیریت فرآیند چه دیدگاهی درباره اهمیت طراحی درست دارند. متخصصان پرکاری مثل تحلیلگران فرآیند و مدیران پروژه همیشه تأکید میکنند که گردش کار واقعی تنها وقتی ارزشمند است که سه ویژگی داشته باشد:
- با چشمانداز کسبوکار همراستا باشد
- قابلیت اندازهگیری داشته باشد
- قابل بهبود مداوم باشد
طراحی گردش کار فقط رسم یک فلوچارت ساده نیست، بلکه باید فرایندها را از دید واقعی اجرا کنندگان کار ببیند، نقاط ضعف را شناسایی کند و امکان بازنگری فراهم آورد. سیستمهای مدرن حتی میتوانند با تحلیل دادههای لحظهای مسیرها را با توجه به شرایط پیشنهاد دهند. با این دید روشنتر، مراحل طراحی یک گردش کار مؤثر را میتوان اینطور تعریف کرد:
- ابتدا باید نقطهی شروع و پایان فرآیند مشخص شود. بدون دانستن این دو، نمیتوان مسیر را دقیق ترسیم کرد.
- سپس تمام مراحل لازم برای رسیدن از شروع به پایان باید فهرست شود و به ترتیب منطقی قرار بگیرد. در این مرحله باید تصمیم بگیرید که آیا این مراحل باید به ترتیب خاصی انجام شوند یا میتوان برخی از آنها را بهصورت موازی اجرا کرد.
- پس از مشخص کردن ترتیب، باید منابع انسانی، ابزارها یا سیستمهایی را که برای هر مرحله لازم است تعیین کنید و بهصورت مستند ثبت کنید؛ این کار به ایجاد مسئولیتپذیری و شفافیت کمک میکند.
- بعد از آن، قوانین یا شرایطی که در تصمیمگیریها یا انتقال از یک مرحله به مرحله بعد تأثیر دارند، باید در طرح گنجانده شوند.
در نهایت طرح اولیه گردش کار اجرا میشود تا بازخورد واقعی از آن بهدست آید و در نسخههای بعدی بهبود پیدا کند.
منظور از مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار، عبارتی است که گاهی بهاشتباه فقط به معنای داشتن یک سری مراحل اجرایی در یک سازمان بهکار میرود، اما در واقع معنای عمیقتری دارد. مدیریت گردش کار یعنی برنامهریزی، طراحی، اجرا، نظارت و بهینهسازی پیوسته مسیرهای کاری که در سازمان وجود دارند. بهبیان دیگر، مدیریت گردش کار فقط نظمدهی به مراحل نیست؛ بلکه بهبود مستمر آن مسیر با توجه به دادهها، بازخوردها و هدفهای سازمانی هم هست.
وقتی مدیریت گردش کار بهدرستی انجام شود، نهتنها فرآیندها سریعتر و دقیقتر انجام میشوند، بلکه امکان اندازهگیری عملکرد، شناسایی نقاط ضعف و اعمال تغییرات هدفمند فراهم میشود. سیستمهای مدیریت گردش کار (Workflow Management Systems یا WfMS) ابزارهای دیجیتالی هستند که این وظایف را سادهتر و قابلارزیابیتر میکنند؛ این سیستمها اجازه میدهند مراحل، نقشها و قوانین مربوط به گردش کار را در یک بستر متمرکز طراحی، اجرا و نظارت کنید، بهطوری که هر وظیفه بهصورت خودکار به فرد یا تیم مسئول ارجاع داده شود و وضعیت آن در هر لحظه قابل مشاهده باشد.
نمودار گردش کار چیست و چگونه پیادهسازی میشود؟
وقتی صحبت از گردش کار میشود، یکی از ابزارهای کلیدی که به ذهن میرسد، نمودار گردش کار یا Workflow Diagram است. نمودار گردش کار تصویر گرافیکی از یک فرایند است که گامها، مسیرهای تصمیمگیری، نقشها و ترتیب انجام کارها را نشان میدهد. این نمودارها معمولاً با استفاده از اشکال هندسی (مثل مستطیلها برای کارها، الماسها برای نقاط تصمیمگیری و پیکانها برای جهت حرکت) رسم میشوند تا دیدی روشنتر از جریان وظایف فراهم شود و همه افراد تیم بتوانند بهراحتی آن را درک کنند.
برای پیادهسازی یک نمودار گردش کار، ابتدا باید دقیقاً فرآیندی را که قرار است ترسیم شود انتخاب کنید؛ برخی فرآیندها جزئیات زیادی دارند و برخی دیگر سادهاند. سپس دادهها و اطلاعات اولیه درباره آن پروسه و نقشهای مرتبط را جمعآوری کنید. وقتی اطلاعات اولیه آماده شد، مراحل گردش کار را بهصورت گرافیکی مشخص کنید. از جایی که کار شروع میشود تا نقطهای که کار به پایان میرسد چه وظایفی انجام میشود و این وظایف چگونه به یکدیگر مرتبطاند؟ همه را بنویسید. پس از طراحی اولیه با ابزارهای فلوچارت، میتوانید آن را با ذینفعان به اشتراک بگذارید تا بازخورد دریافت کنید و نسخه نهایی را اصلاح کنید.
جمعبندی
دانستن اینکه ورک فلو چیست و چگونه آن را طراحی و مدیریت کنیم یکی از مهارتهای مهم برای هر سازمان موفق است. گردش کار فقط شامل فهرستی از مراحل نیست؛ این یک ساختار قابلبهبود است که میتواند سرعت انجام کارها، کیفیت خروجی و رضایت کارکنان را افزایش دهد. با استفاده از نمودارهای گردش کار و ابزارهای مدیریتی، میتوان فعالیتهای اجرایی را بهینهسازی کرد. بنابراین نیاز است در هر کسبوکاری جدی گرفته شود تا سازمان در مسیر باقی بماند.
